اسپردشیت (spreadsheet) _ بخش اول
- نوشته شده توسط فاطیما
در درس «نگاهی کلی به گوگل داکس- بخش اول» به صورت کلی به اسپرد شیت اشاره کردیم و گفتیم که این بخش از گوگل داکس را می توان نمونه آنلاین اکسل در بسته نرم افزاری مایکروسافت آفیس دانست. در این درس و درس آینده به آموزش این بخش از گوگل داکس خواهیم پرداخت.
نکته: دانستن اصول اولیه اکسل از بسته نرم افزاری مایکروسافت آفیس در یادگیری بهتر این بخش به شما بسیار کمک خواهد کرد.
ایجاد و نام گذاری یک اسپرد شیت
در درس «داکیومنت (Document)- بخش اول» آموختید که چگونه یک داکیومنت ایجاد و نام آن را به دلخواه تغییر دهید. تمام توضیحاتی که در آن درس داده ایم برای اسپرد شیت هم صادق است؛ با این تفاوت که شما برای ایجاد یک اسپرد شیت باید گزینه ای با همین نام (Spreatsheet) را به جای گزینه داکیومنت (Document) انتخاب کنید.
برای تغییر نام اسپرد شیتی که ایجاد کرده اید نیز تنها کافی است همان مراحلی را که برای تغییر نام یک داکیومنت انجام داده اید را انجام دهید.
شناخت قسمت های مختلف اسپرد شیت
تصویر زیر شمایل کلی از اسپرد شیت است که در ادامه این درس به توضیح بخش های مختلف آن خواهیم پرداخت.
همانگونه که مشاهده می کنید برخی از منوها و گزینه هایی که در اسپرد شیت وجود دارند با گزینه ها و منوهای داکیومنت یکسان هستند و به همین دلیل در ادامه این دوره آموزشی از توضیح برخی از قسمت ها خودداری می کنیم و شما می توانید با مراجعه به درس های گذشته کارکرد هر گزینه را بیاموزید.
منوهای اصلی
تصویر بالا منوهای اصلی (کادر قرمز) در اسپرد شیت را نشان می دهد که در ادامه به توضیح کاربرد هر یک از آنها می پردازیم.
File
همانگونه که گفته شد، برخی از گزینه های File در اسپرد شیت با داکیومنت یکسان است و به همین دلیل از توضیح آنها خودداری می کنیم و تنها به توضیح گزینه های Import و Spreadsheet setting و Download as می پردازیم.
- Import: اگر شما یک فایل اکسل داشته باشید و بخواهید که آن را در اسپرد شیت ویرایش کنید، این گزینه به کمک شما می آید. به کمک این گزینه شما می توانید ۷ نوع مختلف فایل را در اسپرد شیت گوگل داکس درون ریزی ( Import) کنید. زمانی که بر روی این گزینه کلیک کنید، پنجره ای به صورت زیر باز می شود که به شما می گوید چه نوع فایل هایی را می توانید درون ریزی کنید (قسمتی که زیر آن خط قرمز کشیده شده است).
بعد از انتخاب فایل از طریق گزینه Choose File باید نوع درون ریزی را مشخص کنید:
- Create new spreadsheet: درون ریزی را در یک اسپرد شیت جدید انجام دهد.
- Insert new sheet(s): درون ریزی را در یک شیت (صفحه) جدید انجام دهد.
- Replace spreadsheet: درون ریزی جایگزین اسپرد شیت شود.
- Replace current sheet: درون ریزی جایگزین شیتی که باز است شود.- Append rows to current sheet:درون ریزی به گونه ای باشد که به ادامه شیتی که باز است اضافه شود.
- Replace data starting at selected cell: اگر شما سلی را انتخاب کرده باشید و بخواهید که درون ریزی از آن سل شروع شود باید این گزینه را انتخاب کنید.
نکته: اگر کل اسپرد شیت را یک جدول فرض کنیم، هر خانه این جدول را اصطلاحا سل (Cell) می نامند. برای درک بهتر به تصویر زیر دقت کنید:
- Spreadsheet setting: شما به کمک این گزینه می توانید مکان و اختلاف زمانی را براساس نیاز خود تنظیم کنید.
- Download as: شما به کمک این گزینه می توانید اسپرد شیتی را که در گوگل داکس ایجاد کرده اید را در فرمت های مختلف مانند اکسل، اوپن آفیس و... دانلود کنید. برای اطلاعات بیشتر به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.
Edit
تصویر زیر شمایلی کلی از Edit است که اکثر گزینه های آن با گزینه های Edit در بخش داکیومنت یکسان است. برای همین تنها به توضیح گزینه های غیر یکسان خواهیم پرداخت.
- Paste Special: اگر بخواهید اطلاعاتی را به صورتی خاص در یک سل کپی کنید، این گزینه به کار شما می آید. به عنوان مثال اگر بخواهید تنها داده ها را کپی کنید بدون آنکه اطلاعات اضافه مانند رنگ داده ها و... را در یک یا چندین سل کپی کنید، این گزینه این کار را برای شما انجام می دهد. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Merge cells: اگر بخواهید چندین سل را یکی کنید این گزینه به کمک شما می آید. شما به کمک این گزینه می توانید دو یا تعداد بیشتری سل را انتخاب کنید و آن را به یک سل تبدیل کنید.
- Delete values و Delete row و Delete column: به کمک این سه گزینه می توانید دادهای داخل یک سل، یک ردیف و یا یک ستون را به صورت کامل پاک کنید.
- Clear comments: اسپرد شیت مانند نرم افزار اکسل این قابلیت را دارد که شما برای هر سل یک نظر یا همان کامنت بگذارید. به کمک این گزینه شما می توانید نظر یا کامنت یک سل را پاک کنید. در مورد چگونگی گذاشتن نظر برای یک سل در ادامه صحبت خواهیم کرد.
View
تصویر زیر شمایلی کلی از View است که در ادامه به توضیح هر یک از بخش های مختلف آن می پردازیم.
- Normal و List: به کمک این دو گزینه شما می توانید طرز مشاهده اسپرد شیت را تغییر بدهید. برای درک بهتر پیشنهاد می کنیم که گزینه List را انتخاب کنید تا تفاوت آن با حالت پیش فرض که Normal است مشاهده کنید.
نکته:بعداز انتخاب گزینه list برای اینکه به حالت normal بازگردیی.برروی گزینه GO TO spredsheet view کلیک کنید.
- Freeze rows و Freeze columns: به کمک این دو گزینه شما می توانید ردیف و ستون مورد نظر خود را قفل یا فریز (Freeze) کنید. برای اینکه با جزئیات این گزینه و کارکرد آنها بیشتر آشنا شوید، به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس سر بزنید.
- Gridlines: به صورت پیش فرض هر شیت در اسپرد شیت جدول بندی شده است؛ اگر شما بخواهید این جدول بندی را مشاهده نکنید با برداشتن چک کنار این گزینه اسپرد شیت را بدون جدول بندی و مانند یک ورقه کاغذ سفید مشاهده خواهید کرد.
- Formula bar و All formulas: به کمک این دو گزینه می توانید نوار فرمول ها در اسپرد شیت و همچنین تمامی فرمول ها را مشاهده و یا مخفی کنید.
- Hidden sheets: اگر شما چندین شیت در یک اسپرد شیت داشته باشید، به کمک این گزینه می توانید شیت های مختلف را مخفی کنید.
Insert
شاید مهمترین و کاربردی ترین بخش اسپرد شیت که شما به کمک آن می توانید نمودار و گراف های گوناگون رسم کنید، Insert باشد که شامل گزینه های مختلفی است که در تصویر بالا آنها را مشاهده می کنید.
- Row above و Row below: به کمک این دو گزینه شما می توانید در بالا (Above) و یا پایین (Below) ردیفی که انتخاب کرده اید یک ردیف جدید اضافه کنید.
- Column left و Column right: به کمک این دو گزینه شما می توانید در سمت چپ یا راست ستونی که انتخاب کرده اید یک ستون جدید اضافه کنید.
- New sheet: به کمک این گزینه شما می توانید یک شیت جدید اضافه کنید. این گزینه به شما کمک می کند که در یک اسپرد شیت چندین شیت مجزا داشته باشید. به بیان دیگر می توان این گزینه را معادل New Tab در مرورگرهایی مانند فایرفاکس یا کروم دانست که شما می توانید در یک مرورگر به کمک تب ها به چندین وب سایت دسترسی داشته باشید.
- Comment: شما به کمک این گزینه می توانید بر روی هر یک از سل ها نظری بگذارید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما بخواهید بدون آنکه محتوای یک سل را تغییر بدهید، نظر خود را در مورد آن بدهید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Function: اگر شما تاکنون با نرم افزار اکسل مایکروسافت آفیس کار کرده باشید، می دانید که به کمک فانکشن های مختلف (Function) می توان اعمال ریاضی مختلف مانند جمع، تفریق، تقسیم و... را انجام داد. این گزینه دستورالعمل های مختلف اعمال ریاضی را نشان می دهد. به عنوان مثال برای آنکه شما بتوانید چندین عدد را با هم جمع کنید می توانید از فانکشن SUM استفاده کنید. لیست کامل فانکشن های مختلف همراه با دستورالعمل آنها را می توانید در این آدرس مشاهده کنید.
- Named range: شما به کمک این گزینه می توانید سل یا مجموعه ای از سل های مختلف را نام گذاری کنید. به دلیل اینکه این گزینه در کارهای معمولی و روزانه آنقدرها کاربرد ندارد، بیشتر از این در موردش توضیح نمی دهیم. در صورت تمایل به دانستن اطلاعات بیشتر در مورد این گزینه به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.
- Chart: به کمک این گزینه شما می توانید نمودار و گراف های مختلف را در اسپرد شیت رسم کنید. زمانی که بر روی این گزینه کلیک می کنید، با پنجره ای مانند تصویر زیر مواجه می شوید:
همانگونه که مشاهده می کنید، این پنجره دارای سه گزینه با نام های Start و Charts و Customise است که برای شروع و همانگونه که از اسم گزینه اول مشخص است، باید ازStart شروع کرد.
ابتدا باید داده یا دامنه داده هایی که می خواهید بر مبنای آن گراف یا نمودار بکشید را از طریق گزینه Data انتخاب کنید. سپس به کمک گزینه Chart نوع گراف یا نموداری که تمایل دارید دیتای مورد نظر خود را به آن صورت نمایش دهید را انتخاب می کنید.
در صورت تمایل به سفارشی کردن گراف یا نمودار که شامل عنوان و مواردی دیگر می شود بر روی گزینه Customise کلیک کنید و در نهایت بر روی گزینه آبی رنگ Insert کلیک کنید تا گراف یا نمودار مورد نظر خود را در اسپرد شیت مشاهده کنید.
نکته: ساختار کلی ایجاد یک گراف یا نمودار مانند آنچه است که در نرم افزار اکسل انجام می دهید، به همین دلیل اگر تاکنون با نرم افزار اکسل کار کرده اید به راحتی می توانید گراف یا نمودار مورد نظر خود را رسم کنید. در غیر این صورت با کمی تمرین و سر و کله زدن با این بخش کلیات کار دست شما خواهد آمد.
- Gadeget: از طریق این گزینه شما می توانید به کمک برخی از امکانات گوگل نمودارهای تعاملی (Interactive) ایجاد کنید. به دلیل آنکه این گزینه برای کارهای معمولی و روزانه مورد استفاده قرار نمی گیرد، برای همین از توضیح آن خودداری می کنیم، هر چند که در صورت علاقه می توانید به این آدرس مراجعه کنید تا اطلاعات بیشتری در مورد کارکرد این گزینه بدست آورید.
- Image: به کمک این گزینه شما می توانید در اسپرد شیت یک تصویر اضافه کنید. در مورد این گزینه در درس «داکیومنت (Document)- بخش اول» به صورت مفصل صحبت کرده ایم و به همین دلیل از توضیح مجدد آن خودداری می کنیم.
- Form و Drawing: این دو گزینه را در درس هایی مجزا و در ادامه این دوره آموزشی توضیح خواهیم داد، اما اگر بخواهیم به صورت خلاصه بگوییم، باید گفت که به کمک فرم(Form) و همانگونه که از اسمش مشخص است شما می توانید فرم های دلخواه خود را ایجاد کنید و به کمک Drawing نیز می توانید به نوعی نقاشی کنید!
- Script: به کمک این گزینه شما به گالری اسکریپت های مختلف که امکان استفاده و اجرای آنها در اسپرد شیت وجود دارد دسترسی پیدا می کنید. به دلیل آنکه این گزینه آنقدرها مورد استفاده روزمره نیست از توضیح آن خودداری می کنیم، هر چند که برای اطلاعات بیشتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
این درس در اینجا به پایان می رسد و در درس آینده به توضیح گزینه های باقیمانده خواهیم پرداخت و با به پایان رساندن درس بعد شما با مبانی بخش اسپرد شیت در گوگل داکس آشنا خواهید شد.
در درس گذشته با چهار بخش اول از منوی اصلی در اسپرد شیت آشنا شدید. در این درس با باقی گزینه های یعنی Format و Data و Tools و Help آشنا خواهید شد و با به پایان رساندن این درس شما با مبانی قسمت اسپرد شیت در گوگل داکس آشنا خواهید شد.
Format
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Format است که می توان آنها را به پنج دسته تقسیم بندی کرد:
- Number: به کمک این گزینه شما می توانید ماهیت اعدادی که در هر یک از سل ها نوشته اید را مشخص کنید. به عنوان مثال اگر در سلی عددی نوشته اید و آن عدد نشان دهنده دلار است، می توانید با انتخاب Currency که در تصویر پایین نشان داده شده است، ماهیت عدد را مشخص کنید. دقت کنید که شما می توانید انواع مختلف اعداد از واحد پول تا تاریخ را به شکل های مختلف از طریق این گزینه انتخاب کنید.
- Font و Font size: همانگونه که از عنوان این دو گزینه مشخص است، شما به کمک گزینه فونت (Font) می توانید نوع فونت و به کمک سایز فونت (Font size) می توانید اندازه فونت مورد نظر خود را برای یک سل یا مجموعه ای از سل ها انتخاب کنید و تغییر دهید.
- Bold و Italic و Underline و Strikethrough: در مورد کارکرد این چهار گزینه در درس «داکیومنت (Document)- بخش دوم» به صورت مفصل صحبت کرده ایم. به کمک این گزینه ها می توانید محتوای هر یک سل یا مجموعه ای از سل ها را پررنگ (Bold)، کج (Italic)، دارای خط زیرین (Underline) و خط خورده (Strikethrough) کنید.
- Conditional formatting: به کمک این گزینه شما می توانید دیتای خاصی را براساس شرایطی که برای آن تعریف می کنید تغییر دهید. برای درک بهتر بد نیست مثالی در این زمینه بزنیم.
فرض کنید که شما چندین ستون شامل اعداد مختلف دارید و می خواهید اعدادی که بیشتر از ۴۴ هستند را با رنگ آبی مشخص کنید. برای این کار تنها کافی است که شما بر روی گزینه Conditional formatting کلیک کنید تا با پنجره ای مانند تصویر زیر مواجه شوید:
سپس از طریق جعبه شماره ۱ که در آن عبارت Text contains نوشته شده است گزینه greater than را انتخاب می کنید و در جعبه شماره ۲ عدد ۴۴ را وارد می کنید. پس از آن با کلیک بر روی مربع مقابل عبارت Text رنگ مورد نظر برای اعداد بزرگتر از ۴۴ را انتخاب و از طریق گزینه Background پیش زمینه مورد نظر برای این اعداد را انتخاب می کنید و سپس به روی گزینه Save rules کلیک می کنید.
نکته ۱: اگر بخواهید که شرط دیگری را به نیز اجرا کنید، برای فعال کردن آن باید بر روی Add another rule کلیک کنید تا جعبه ای مشابه اضافه شود.
نکته ۲: دقت کنید که شما به کمک جعبه شماره ۱ می توانید شرط های مختلف را تعریف کنید. با کلیک بر روی این جعبه لیستی به صورت آبشاری باز می شود که شما براساس نیاز خود می توانید هر یک از آنها را انتخاب کنید.
- Clear formatting: همانگونه که در درس های قبلی در مورد این گزینه صحبت کردیم، شما به کمک این گزینه می توانید فرمت خاصی که برای یک سل یا مجموعه ای از سل ها وجود دارد را پاک کنید و به حالت پیش فرض اسپرد شیت بازگردانید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما محتوایی را از جایی کپی کرده باشید و بخواهید ساختار آن مانند اندازه فونت، رنگ و همچنین پیش زمینه آن را تنها با یک کلیک پاک کنید.
قبل از آنکه به توضیح گزینه های Tools بپردازیم بد نیست که به صورتی کلی به نوار ابزار اسپرد شیت نگاهی بیاندازیم هر چند که اکثر گزینه های نوار ابزار این بخش کارکردی یکسان با بخش داکیومنت گوگل داکس دارد.
- شماره ۱: به کمک این گزینه می توانید اسپرد شیت خود را بر روی کاغذ چاپ یا Print کنید.
- شماره های ۲ و ۳: به کمک Undo (شماره ۲) شما می توانید وضعیت داکیومنت خود را یک مرحله به قبل و Redo به یک مرحله جلوتر منتقل کنید. به عنوان مثال فرض کنید که شما در متن عبارتی را نوشته اید و بعد پاک می کنید و سپس متن دیگری را جانشین آن می کنید. به کمک این دو گزینه شما می توانید به حالت قبل از پاک کردن و بعد از پاک کردن بدون آنکه متنی را دوباره تایپ کنید منتقل شوید.
- شماره ۴: به کمک این گزینه می توانید دیتایی را که از وب سایت های مختلف کپی کرده اید را بدون اینکه نگران ساختار، فونت و... آنها باشید را در داخل اسپرد شیت کپی کنید. برای اطلاعات بیشتر در مورد این گزینه می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- شماره ۵: به کمک این گزینه شما می توانید ویژگی های یک سل یا مجموعه از سل ها مانند پررنگی، سایز فونت و... را کپی کرده و در بخش دیگری از اسپرد شیت اعمال کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.
- شماره ۶: این سه گزینه همان گزینه Number در بخش Format است که در همین درس در موردشان صحبت کردیم.
- شماره ۷: شما به کمک این گزینه می توانید سایز فونت را تعیین کنید.
- شماره ۸: در مورد این گزینه ها در قسمت Format صحبت کرده ایم هر چند که به صورت خلاصه می توان گفت که شما می توانید به کمک آنها محتوای داخل یک سل یا مجموعه ای از سل ها را پررنگ کنید و یا پیش زمینه و یا رنگ فونت ها را تغییر بدهید و یا بر روی آنها خط تیره بکشید.
- شماره ۹: به کمک این گزینه می توانید وضعیت نمایش ستون ها و ردیف ها را مشخص کنید به طوری که آیا تقسیم بندی به صورت جدول وار مشاهده شوند و... . برای درک بهتر این گزینه پیشنهاد می کنیم که کمی با این گزینه بازی کنید تا کارکرد آن را به خوبی درک کنید.
- شماره ۱۰: به کمک این گزینه شما می توانید جهت نمایش محتوا در سل ها را مشخص کنید به طوری که راست چین یا چپ چین و یا وسط چین باشند. علاوه بر آن محتوا داخل سل ها در بالا، وسط و یا پایین سل قرار بگیرند.
- شماره ۱۱: شما به کمک این گزینه می توانید دو و یا تعداد بیشتری سل را با یکدیگر یکی کنید. برای این کار تنها کافی است که دستکم دو سل در کنار و یا زیر یکدیگر را انتخاب کنید و سپس بر روی این گزینه کلیک کنید تا سل های انتخاب شده یکی شوند.
- شماره ۱۲: به کمک این گزینه شما می توانید متن داخل یک سل را پنهان یا اصطلاحا Wrap کنید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که متن نوشته شده در یک سل بسیار طولانی باشد و مزاحم خواندن محتوای دیگر سل ها باشد.
- شماره ۱۳: به کمک این دو گزینه شما می توانید محتوای داخل متن را راست چین و یا چپ چین کنید.
- شماره ۱۴: اگر نشانگر ماوس خود را بر روی این گزینه نگه دارید، واژه Functions ظاهر می شود که کارکرد آن را در بخش Insert در درس گذشته توضیح داده ایم و می توانید به این درس مراجعه کنید.
- شماره ۱۵: به کمک این گزینه شما می توانید گراف و نمودارهای مورد نظر خود را رسم کنید که برای اطلاعات بیشتر می توانید به درس گذشته، بخش Insert و قسمت Chartمراجعه کنید.
- شماره ۱۶: به کمک این گزینه شما می توانید فیلتری را که ایجاد کرده اید خاموش کنید. در قسمت Data در مورد ویژگی فیلتر (Filter) بیشتر صحبت خواهیم کرد.
Data
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Data است که در ادامه به توضیح هر یک از گزینه های آن می پردازیم:
- Sort sheet by column X: به کمک این گزینه شما می توانید شیت های مختلف اسپرد شیت را براساس ستونی که انتخاب کرده اید (در تصویر بالا ستون A) مرتب کنید.
نکته: دقت کنید که شما می توانید به کمک A تا Z ستون یک شیت را براساس بیشترین به کمترین و Z تا A ستون یک شیت را براساس کمترین به بیشترین مرتب کنید.
- Sort range و Manage ranges: شما به کمک Sort range می توانید دقیقا مانند دو گزینه بالای آن دیتای مورد نظر خود را مرتب کنید. به کمک گزینه Manage ranges می توانید مرتب سازی آنها را مدیریت کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید تا به صورت حرفه ای با کاربرد این گزینه ها آشنا شوید.
- Filter: این گزینه زمانی به کمک شما می آید که با داده یا همان دیتای بسیار زیادی مواجه باشید. به کمک فیلتر شما می توانید راحت تر دیتاهای موجود در شیت را بررسی و تحلیل کنید؛ به این صورت که شما به کمک فیلتر می توانید دیتاهایی که نیاز ندارید را برای مدتی مخفی و از دید خود خارج کنید تا بتوانید با راحتی بیشتر بر روی دیتاهایی که نیاز دارید تمرکز کنید. برای فعال کردن و چگونگی استفاده از فیلتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Pivot table report: به کمک این گزینه شما می توانید بدون وارد کردن فرمولی، اطلاعاتی خاص از دیتایی که دارید بدست آورید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما بخواهید حجم بسیار بالایی از دیتا را کاهش بدهید و یا بخواهید که رابطه میان دیتاها را بررسی کنید. به دلیل اینکه این مورد برای افرادی که می خواهند به صورت حرفه ای از اسپرد شیت استفاده کنند کاربرد دارد، از توضیح بیشتر آن خودداری می کنیم. اما اگر تمایل به اطلاعات بیشتر دارید می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Validation: به کمک این گزینه می توانید داده یا همان دیتایی که در اسپرد شیت وارد کرده اید را از نظر درستی بررسی کنید و به عبارتی درستی آنها را تایید کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
Tools
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Tools است که کارکرد هر یک از گزینه های آن به صورت زیر هستند:
- Form: به کمک این گزینه شما می توانید یک فرم ایجاد کنید. در مورد کارکرد این گزینه در درسی مجزا که در ادامه این دوره خواهید خواند، بیشتر صحبت خواهیم کرد.
- Script gallery و Script manager و Script editor: این سه گزینه برای افرادی که می خواهند به صورت حرفه ای از اسپرد شیت استفاده کنند کاربرد دارد و به همین دلیل تنها به توضیح هر یک از این گزینه ها می پردازیم. به کمک گزینه Script gallery شما می توانید به گالری اسکریپت های گوگل دسترسی پیدا کنید. به کمک گزینه Script manager شما می توانید اسکریپت های مورد استفاده در اسپرد شیت را مدیریت کنید و به کمک گزینه Script editor می توانید اسکریپت مورد نظر خود را ویرایش کنید.
- Spelling: به کمک این گزینه شما می توانید اسپرد شیت خود را از نظر غلط املایی بررسی کنید و در صورت وجود اشکالی آن را برطرف کنید. البته این گزینه برای زبان انگلیسی کاربرد دارد.
- Solver: به کمک این گزینه می توانید معادلات خطی ساده ای را حل کنید. برای اطلاعات بیشتر به این آدرس مراجعه کنید.
- Enable Auto complete: به کمک این گزینه شما می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید. این گزینه باعث می شود که اگر عبارتی را قبلا در سلی استفاده کرده باشید و بخواهید در سلی دیگر آن را تایپ کنید، آن عبارت به صورت خودکار ظاهر شود.
- Notification rules: به کمک این گزینه می توانید مشخص کنید که اگر تغییراتی در اسپرد شیت داده شد، آن تغییرات برای شما ایمیل شود. این تغییرات می تواند شامل هر نوع تغییری در اسپری شیت مانند تغییر در یک سل باشد.
- Protect sheet: به کمک این گزینه تعیین می کنید که چه کسانی می توانند اسپرد شیت مورد نظر شما را تغییر بدهند و چه افرادی نمی توانند تغییر دهند. این کار زمانی که شما یک اسپرد شیت را بین چندین نفر به اشتراک گذاشته باشید کاربردی خواهد بود. در یکی از درس های آینده این دوره در مورد به اشتراک گذاری صحبت خواهیم کرد.
Help
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Help است که با بعضی از گزینه های آن در درس های گزینه آشنا شده اید. به همین دلیل در اینجا تنها به گزینه هایی می پردازیم که قبلا در مورد آن صحبت نکرده ایم.
- New features: به کمک این گزینه می توانید از آنچه به تازگی به گوگل داکس اضافه شده است آگاه شوید.
- Function List: با کلیک بر روی این گزینه شما به این صفحه راهنمایی می شوید که در آن لیست تمامی فانکشن ها یا دستوراتی که می توانید در اسپرد شیت اجرا کنید همراه با راهنمای آنها وجود دارد.
با به پایان رسیدن این درس شما هم اکنون استاد بزرگ بخش اسپرد شیت در گوگل داکس شدید! در درس های بعدی شما استاد بزرگ دیگر بخش های گوگل داکس خواهید شد، پس منتظر درس های آینده باشید.
-
-
- نوشته شده توسط فاطیما
نکته: دانستن اصول اولیه اکسل از بسته نرم افزاری مایکروسافت آفیس در یادگیری بهتر این بخش به شما بسیار کمک خواهد کرد.
ایجاد و نام گذاری یک اسپرد شیت
در درس «داکیومنت (Document)- بخش اول» آموختید که چگونه یک داکیومنت ایجاد و نام آن را به دلخواه تغییر دهید. تمام توضیحاتی که در آن درس داده ایم برای اسپرد شیت هم صادق است؛ با این تفاوت که شما برای ایجاد یک اسپرد شیت باید گزینه ای با همین نام (Spreatsheet) را به جای گزینه داکیومنت (Document) انتخاب کنید.
برای تغییر نام اسپرد شیتی که ایجاد کرده اید نیز تنها کافی است همان مراحلی را که برای تغییر نام یک داکیومنت انجام داده اید را انجام دهید.
شناخت قسمت های مختلف اسپرد شیت
تصویر زیر شمایل کلی از اسپرد شیت است که در ادامه این درس به توضیح بخش های مختلف آن خواهیم پرداخت.
همانگونه که مشاهده می کنید برخی از منوها و گزینه هایی که در اسپرد شیت وجود دارند با گزینه ها و منوهای داکیومنت یکسان هستند و به همین دلیل در ادامه این دوره آموزشی از توضیح برخی از قسمت ها خودداری می کنیم و شما می توانید با مراجعه به درس های گذشته کارکرد هر گزینه را بیاموزید.
منوهای اصلی
تصویر بالا منوهای اصلی (کادر قرمز) در اسپرد شیت را نشان می دهد که در ادامه به توضیح کاربرد هر یک از آنها می پردازیم.
File
همانگونه که گفته شد، برخی از گزینه های File در اسپرد شیت با داکیومنت یکسان است و به همین دلیل از توضیح آنها خودداری می کنیم و تنها به توضیح گزینه های Import و Spreadsheet setting و Download as می پردازیم.
- Import: اگر شما یک فایل اکسل داشته باشید و بخواهید که آن را در اسپرد شیت ویرایش کنید، این گزینه به کمک شما می آید. به کمک این گزینه شما می توانید ۷ نوع مختلف فایل را در اسپرد شیت گوگل داکس درون ریزی ( Import) کنید. زمانی که بر روی این گزینه کلیک کنید، پنجره ای به صورت زیر باز می شود که به شما می گوید چه نوع فایل هایی را می توانید درون ریزی کنید (قسمتی که زیر آن خط قرمز کشیده شده است).
بعد از انتخاب فایل از طریق گزینه Choose File باید نوع درون ریزی را مشخص کنید:
- Create new spreadsheet: درون ریزی را در یک اسپرد شیت جدید انجام دهد.
- Insert new sheet(s): درون ریزی را در یک شیت (صفحه) جدید انجام دهد.
- Replace spreadsheet: درون ریزی جایگزین اسپرد شیت شود.
- Replace current sheet: درون ریزی جایگزین شیتی که باز است شود.- Append rows to current sheet:درون ریزی به گونه ای باشد که به ادامه شیتی که باز است اضافه شود.
- Replace data starting at selected cell: اگر شما سلی را انتخاب کرده باشید و بخواهید که درون ریزی از آن سل شروع شود باید این گزینه را انتخاب کنید.
نکته: اگر کل اسپرد شیت را یک جدول فرض کنیم، هر خانه این جدول را اصطلاحا سل (Cell) می نامند. برای درک بهتر به تصویر زیر دقت کنید:
- Spreadsheet setting: شما به کمک این گزینه می توانید مکان و اختلاف زمانی را براساس نیاز خود تنظیم کنید.
- Download as: شما به کمک این گزینه می توانید اسپرد شیتی را که در گوگل داکس ایجاد کرده اید را در فرمت های مختلف مانند اکسل، اوپن آفیس و... دانلود کنید. برای اطلاعات بیشتر به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.
Edit
تصویر زیر شمایلی کلی از Edit است که اکثر گزینه های آن با گزینه های Edit در بخش داکیومنت یکسان است. برای همین تنها به توضیح گزینه های غیر یکسان خواهیم پرداخت.
- Paste Special: اگر بخواهید اطلاعاتی را به صورتی خاص در یک سل کپی کنید، این گزینه به کار شما می آید. به عنوان مثال اگر بخواهید تنها داده ها را کپی کنید بدون آنکه اطلاعات اضافه مانند رنگ داده ها و... را در یک یا چندین سل کپی کنید، این گزینه این کار را برای شما انجام می دهد. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Merge cells: اگر بخواهید چندین سل را یکی کنید این گزینه به کمک شما می آید. شما به کمک این گزینه می توانید دو یا تعداد بیشتری سل را انتخاب کنید و آن را به یک سل تبدیل کنید.
- Delete values و Delete row و Delete column: به کمک این سه گزینه می توانید دادهای داخل یک سل، یک ردیف و یا یک ستون را به صورت کامل پاک کنید.
- Clear comments: اسپرد شیت مانند نرم افزار اکسل این قابلیت را دارد که شما برای هر سل یک نظر یا همان کامنت بگذارید. به کمک این گزینه شما می توانید نظر یا کامنت یک سل را پاک کنید. در مورد چگونگی گذاشتن نظر برای یک سل در ادامه صحبت خواهیم کرد.
View
تصویر زیر شمایلی کلی از View است که در ادامه به توضیح هر یک از بخش های مختلف آن می پردازیم.
- Normal و List: به کمک این دو گزینه شما می توانید طرز مشاهده اسپرد شیت را تغییر بدهید. برای درک بهتر پیشنهاد می کنیم که گزینه List را انتخاب کنید تا تفاوت آن با حالت پیش فرض که Normal است مشاهده کنید.
- Freeze rows و Freeze columns: به کمک این دو گزینه شما می توانید ردیف و ستون مورد نظر خود را قفل یا فریز (Freeze) کنید. برای اینکه با جزئیات این گزینه و کارکرد آنها بیشتر آشنا شوید، به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس سر بزنید.
- Gridlines: به صورت پیش فرض هر شیت در اسپرد شیت جدول بندی شده است؛ اگر شما بخواهید این جدول بندی را مشاهده نکنید با برداشتن چک کنار این گزینه اسپرد شیت را بدون جدول بندی و مانند یک ورقه کاغذ سفید مشاهده خواهید کرد.
- Formula bar و All formulas: به کمک این دو گزینه می توانید نوار فرمول ها در اسپرد شیت و همچنین تمامی فرمول ها را مشاهده و یا مخفی کنید.
- Hidden sheets: اگر شما چندین شیت در یک اسپرد شیت داشته باشید، به کمک این گزینه می توانید شیت های مختلف را مخفی کنید.
Insert
شاید مهمترین و کاربردی ترین بخش اسپرد شیت که شما به کمک آن می توانید نمودار و گراف های گوناگون رسم کنید، Insert باشد که شامل گزینه های مختلفی است که در تصویر بالا آنها را مشاهده می کنید.
- Row above و Row below: به کمک این دو گزینه شما می توانید در بالا (Above) و یا پایین (Below) ردیفی که انتخاب کرده اید یک ردیف جدید اضافه کنید.
- Column left و Column right: به کمک این دو گزینه شما می توانید در سمت چپ یا راست ستونی که انتخاب کرده اید یک ستون جدید اضافه کنید.
- New sheet: به کمک این گزینه شما می توانید یک شیت جدید اضافه کنید. این گزینه به شما کمک می کند که در یک اسپرد شیت چندین شیت مجزا داشته باشید. به بیان دیگر می توان این گزینه را معادل New Tab در مرورگرهایی مانند فایرفاکس یا کروم دانست که شما می توانید در یک مرورگر به کمک تب ها به چندین وب سایت دسترسی داشته باشید.
- Comment: شما به کمک این گزینه می توانید بر روی هر یک از سل ها نظری بگذارید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما بخواهید بدون آنکه محتوای یک سل را تغییر بدهید، نظر خود را در مورد آن بدهید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Function: اگر شما تاکنون با نرم افزار اکسل مایکروسافت آفیس کار کرده باشید، می دانید که به کمک فانکشن های مختلف (Function) می توان اعمال ریاضی مختلف مانند جمع، تفریق، تقسیم و... را انجام داد. این گزینه دستورالعمل های مختلف اعمال ریاضی را نشان می دهد. به عنوان مثال برای آنکه شما بتوانید چندین عدد را با هم جمع کنید می توانید از فانکشن SUM استفاده کنید. لیست کامل فانکشن های مختلف همراه با دستورالعمل آنها را می توانید در این آدرس مشاهده کنید.
- Named range: شما به کمک این گزینه می توانید سل یا مجموعه ای از سل های مختلف را نام گذاری کنید. به دلیل اینکه این گزینه در کارهای معمولی و روزانه آنقدرها کاربرد ندارد، بیشتر از این در موردش توضیح نمی دهیم. در صورت تمایل به دانستن اطلاعات بیشتر در مورد این گزینه به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.
- Chart: به کمک این گزینه شما می توانید نمودار و گراف های مختلف را در اسپرد شیت رسم کنید. زمانی که بر روی این گزینه کلیک می کنید، با پنجره ای مانند تصویر زیر مواجه می شوید:
همانگونه که مشاهده می کنید، این پنجره دارای سه گزینه با نام های Start و Charts و Customise است که برای شروع و همانگونه که از اسم گزینه اول مشخص است، باید ازStart شروع کرد.
ابتدا باید داده یا دامنه داده هایی که می خواهید بر مبنای آن گراف یا نمودار بکشید را از طریق گزینه Data انتخاب کنید. سپس به کمک گزینه Chart نوع گراف یا نموداری که تمایل دارید دیتای مورد نظر خود را به آن صورت نمایش دهید را انتخاب می کنید.
در صورت تمایل به سفارشی کردن گراف یا نمودار که شامل عنوان و مواردی دیگر می شود بر روی گزینه Customise کلیک کنید و در نهایت بر روی گزینه آبی رنگ Insert کلیک کنید تا گراف یا نمودار مورد نظر خود را در اسپرد شیت مشاهده کنید.
نکته: ساختار کلی ایجاد یک گراف یا نمودار مانند آنچه است که در نرم افزار اکسل انجام می دهید، به همین دلیل اگر تاکنون با نرم افزار اکسل کار کرده اید به راحتی می توانید گراف یا نمودار مورد نظر خود را رسم کنید. در غیر این صورت با کمی تمرین و سر و کله زدن با این بخش کلیات کار دست شما خواهد آمد.
- Gadeget: از طریق این گزینه شما می توانید به کمک برخی از امکانات گوگل نمودارهای تعاملی (Interactive) ایجاد کنید. به دلیل آنکه این گزینه برای کارهای معمولی و روزانه مورد استفاده قرار نمی گیرد، برای همین از توضیح آن خودداری می کنیم، هر چند که در صورت علاقه می توانید به این آدرس مراجعه کنید تا اطلاعات بیشتری در مورد کارکرد این گزینه بدست آورید.
- Image: به کمک این گزینه شما می توانید در اسپرد شیت یک تصویر اضافه کنید. در مورد این گزینه در درس «داکیومنت (Document)- بخش اول» به صورت مفصل صحبت کرده ایم و به همین دلیل از توضیح مجدد آن خودداری می کنیم.
- Form و Drawing: این دو گزینه را در درس هایی مجزا و در ادامه این دوره آموزشی توضیح خواهیم داد، اما اگر بخواهیم به صورت خلاصه بگوییم، باید گفت که به کمک فرم(Form) و همانگونه که از اسمش مشخص است شما می توانید فرم های دلخواه خود را ایجاد کنید و به کمک Drawing نیز می توانید به نوعی نقاشی کنید!
- Script: به کمک این گزینه شما به گالری اسکریپت های مختلف که امکان استفاده و اجرای آنها در اسپرد شیت وجود دارد دسترسی پیدا می کنید. به دلیل آنکه این گزینه آنقدرها مورد استفاده روزمره نیست از توضیح آن خودداری می کنیم، هر چند که برای اطلاعات بیشتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
این درس در اینجا به پایان می رسد و در درس آینده به توضیح گزینه های باقیمانده خواهیم پرداخت و با به پایان رساندن درس بعد شما با مبانی بخش اسپرد شیت در گوگل داکس آشنا خواهید شد.
Format
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Format است که می توان آنها را به پنج دسته تقسیم بندی کرد:
- Number: به کمک این گزینه شما می توانید ماهیت اعدادی که در هر یک از سل ها نوشته اید را مشخص کنید. به عنوان مثال اگر در سلی عددی نوشته اید و آن عدد نشان دهنده دلار است، می توانید با انتخاب Currency که در تصویر پایین نشان داده شده است، ماهیت عدد را مشخص کنید. دقت کنید که شما می توانید انواع مختلف اعداد از واحد پول تا تاریخ را به شکل های مختلف از طریق این گزینه انتخاب کنید.
- Font و Font size: همانگونه که از عنوان این دو گزینه مشخص است، شما به کمک گزینه فونت (Font) می توانید نوع فونت و به کمک سایز فونت (Font size) می توانید اندازه فونت مورد نظر خود را برای یک سل یا مجموعه ای از سل ها انتخاب کنید و تغییر دهید.
- Bold و Italic و Underline و Strikethrough: در مورد کارکرد این چهار گزینه در درس «داکیومنت (Document)- بخش دوم» به صورت مفصل صحبت کرده ایم. به کمک این گزینه ها می توانید محتوای هر یک سل یا مجموعه ای از سل ها را پررنگ (Bold)، کج (Italic)، دارای خط زیرین (Underline) و خط خورده (Strikethrough) کنید.
- Conditional formatting: به کمک این گزینه شما می توانید دیتای خاصی را براساس شرایطی که برای آن تعریف می کنید تغییر دهید. برای درک بهتر بد نیست مثالی در این زمینه بزنیم.
فرض کنید که شما چندین ستون شامل اعداد مختلف دارید و می خواهید اعدادی که بیشتر از ۴۴ هستند را با رنگ آبی مشخص کنید. برای این کار تنها کافی است که شما بر روی گزینه Conditional formatting کلیک کنید تا با پنجره ای مانند تصویر زیر مواجه شوید:
سپس از طریق جعبه شماره ۱ که در آن عبارت Text contains نوشته شده است گزینه greater than را انتخاب می کنید و در جعبه شماره ۲ عدد ۴۴ را وارد می کنید. پس از آن با کلیک بر روی مربع مقابل عبارت Text رنگ مورد نظر برای اعداد بزرگتر از ۴۴ را انتخاب و از طریق گزینه Background پیش زمینه مورد نظر برای این اعداد را انتخاب می کنید و سپس به روی گزینه Save rules کلیک می کنید.
نکته ۱: اگر بخواهید که شرط دیگری را به نیز اجرا کنید، برای فعال کردن آن باید بر روی Add another rule کلیک کنید تا جعبه ای مشابه اضافه شود.
نکته ۲: دقت کنید که شما به کمک جعبه شماره ۱ می توانید شرط های مختلف را تعریف کنید. با کلیک بر روی این جعبه لیستی به صورت آبشاری باز می شود که شما براساس نیاز خود می توانید هر یک از آنها را انتخاب کنید.
- Clear formatting: همانگونه که در درس های قبلی در مورد این گزینه صحبت کردیم، شما به کمک این گزینه می توانید فرمت خاصی که برای یک سل یا مجموعه ای از سل ها وجود دارد را پاک کنید و به حالت پیش فرض اسپرد شیت بازگردانید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما محتوایی را از جایی کپی کرده باشید و بخواهید ساختار آن مانند اندازه فونت، رنگ و همچنین پیش زمینه آن را تنها با یک کلیک پاک کنید.
قبل از آنکه به توضیح گزینه های Tools بپردازیم بد نیست که به صورتی کلی به نوار ابزار اسپرد شیت نگاهی بیاندازیم هر چند که اکثر گزینه های نوار ابزار این بخش کارکردی یکسان با بخش داکیومنت گوگل داکس دارد.
- شماره ۱: به کمک این گزینه می توانید اسپرد شیت خود را بر روی کاغذ چاپ یا Print کنید.
- شماره های ۲ و ۳: به کمک Undo (شماره ۲) شما می توانید وضعیت داکیومنت خود را یک مرحله به قبل و Redo به یک مرحله جلوتر منتقل کنید. به عنوان مثال فرض کنید که شما در متن عبارتی را نوشته اید و بعد پاک می کنید و سپس متن دیگری را جانشین آن می کنید. به کمک این دو گزینه شما می توانید به حالت قبل از پاک کردن و بعد از پاک کردن بدون آنکه متنی را دوباره تایپ کنید منتقل شوید.
- شماره ۴: به کمک این گزینه می توانید دیتایی را که از وب سایت های مختلف کپی کرده اید را بدون اینکه نگران ساختار، فونت و... آنها باشید را در داخل اسپرد شیت کپی کنید. برای اطلاعات بیشتر در مورد این گزینه می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- شماره ۵: به کمک این گزینه شما می توانید ویژگی های یک سل یا مجموعه از سل ها مانند پررنگی، سایز فونت و... را کپی کرده و در بخش دیگری از اسپرد شیت اعمال کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید.
- شماره ۶: این سه گزینه همان گزینه Number در بخش Format است که در همین درس در موردشان صحبت کردیم.
- شماره ۷: شما به کمک این گزینه می توانید سایز فونت را تعیین کنید.
- شماره ۸: در مورد این گزینه ها در قسمت Format صحبت کرده ایم هر چند که به صورت خلاصه می توان گفت که شما می توانید به کمک آنها محتوای داخل یک سل یا مجموعه ای از سل ها را پررنگ کنید و یا پیش زمینه و یا رنگ فونت ها را تغییر بدهید و یا بر روی آنها خط تیره بکشید.
- شماره ۹: به کمک این گزینه می توانید وضعیت نمایش ستون ها و ردیف ها را مشخص کنید به طوری که آیا تقسیم بندی به صورت جدول وار مشاهده شوند و... . برای درک بهتر این گزینه پیشنهاد می کنیم که کمی با این گزینه بازی کنید تا کارکرد آن را به خوبی درک کنید.
- شماره ۱۰: به کمک این گزینه شما می توانید جهت نمایش محتوا در سل ها را مشخص کنید به طوری که راست چین یا چپ چین و یا وسط چین باشند. علاوه بر آن محتوا داخل سل ها در بالا، وسط و یا پایین سل قرار بگیرند.
- شماره ۱۱: شما به کمک این گزینه می توانید دو و یا تعداد بیشتری سل را با یکدیگر یکی کنید. برای این کار تنها کافی است که دستکم دو سل در کنار و یا زیر یکدیگر را انتخاب کنید و سپس بر روی این گزینه کلیک کنید تا سل های انتخاب شده یکی شوند.
- شماره ۱۲: به کمک این گزینه شما می توانید متن داخل یک سل را پنهان یا اصطلاحا Wrap کنید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که متن نوشته شده در یک سل بسیار طولانی باشد و مزاحم خواندن محتوای دیگر سل ها باشد.
- شماره ۱۳: به کمک این دو گزینه شما می توانید محتوای داخل متن را راست چین و یا چپ چین کنید.
- شماره ۱۴: اگر نشانگر ماوس خود را بر روی این گزینه نگه دارید، واژه Functions ظاهر می شود که کارکرد آن را در بخش Insert در درس گذشته توضیح داده ایم و می توانید به این درس مراجعه کنید.
- شماره ۱۵: به کمک این گزینه شما می توانید گراف و نمودارهای مورد نظر خود را رسم کنید که برای اطلاعات بیشتر می توانید به درس گذشته، بخش Insert و قسمت Chartمراجعه کنید.
- شماره ۱۶: به کمک این گزینه شما می توانید فیلتری را که ایجاد کرده اید خاموش کنید. در قسمت Data در مورد ویژگی فیلتر (Filter) بیشتر صحبت خواهیم کرد.
Data
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Data است که در ادامه به توضیح هر یک از گزینه های آن می پردازیم:
- Sort sheet by column X: به کمک این گزینه شما می توانید شیت های مختلف اسپرد شیت را براساس ستونی که انتخاب کرده اید (در تصویر بالا ستون A) مرتب کنید.
نکته: دقت کنید که شما می توانید به کمک A تا Z ستون یک شیت را براساس بیشترین به کمترین و Z تا A ستون یک شیت را براساس کمترین به بیشترین مرتب کنید.
- Sort range و Manage ranges: شما به کمک Sort range می توانید دقیقا مانند دو گزینه بالای آن دیتای مورد نظر خود را مرتب کنید. به کمک گزینه Manage ranges می توانید مرتب سازی آنها را مدیریت کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد به شما پیشنهاد می کنیم که به این آدرس مراجعه کنید تا به صورت حرفه ای با کاربرد این گزینه ها آشنا شوید.
- Filter: این گزینه زمانی به کمک شما می آید که با داده یا همان دیتای بسیار زیادی مواجه باشید. به کمک فیلتر شما می توانید راحت تر دیتاهای موجود در شیت را بررسی و تحلیل کنید؛ به این صورت که شما به کمک فیلتر می توانید دیتاهایی که نیاز ندارید را برای مدتی مخفی و از دید خود خارج کنید تا بتوانید با راحتی بیشتر بر روی دیتاهایی که نیاز دارید تمرکز کنید. برای فعال کردن و چگونگی استفاده از فیلتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Pivot table report: به کمک این گزینه شما می توانید بدون وارد کردن فرمولی، اطلاعاتی خاص از دیتایی که دارید بدست آورید. این گزینه زمانی به درد شما می خورد که شما بخواهید حجم بسیار بالایی از دیتا را کاهش بدهید و یا بخواهید که رابطه میان دیتاها را بررسی کنید. به دلیل اینکه این مورد برای افرادی که می خواهند به صورت حرفه ای از اسپرد شیت استفاده کنند کاربرد دارد، از توضیح بیشتر آن خودداری می کنیم. اما اگر تمایل به اطلاعات بیشتر دارید می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
- Validation: به کمک این گزینه می توانید داده یا همان دیتایی که در اسپرد شیت وارد کرده اید را از نظر درستی بررسی کنید و به عبارتی درستی آنها را تایید کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به این آدرس مراجعه کنید.
Tools
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Tools است که کارکرد هر یک از گزینه های آن به صورت زیر هستند:
- Form: به کمک این گزینه شما می توانید یک فرم ایجاد کنید. در مورد کارکرد این گزینه در درسی مجزا که در ادامه این دوره خواهید خواند، بیشتر صحبت خواهیم کرد.
- Script gallery و Script manager و Script editor: این سه گزینه برای افرادی که می خواهند به صورت حرفه ای از اسپرد شیت استفاده کنند کاربرد دارد و به همین دلیل تنها به توضیح هر یک از این گزینه ها می پردازیم. به کمک گزینه Script gallery شما می توانید به گالری اسکریپت های گوگل دسترسی پیدا کنید. به کمک گزینه Script manager شما می توانید اسکریپت های مورد استفاده در اسپرد شیت را مدیریت کنید و به کمک گزینه Script editor می توانید اسکریپت مورد نظر خود را ویرایش کنید.
- Spelling: به کمک این گزینه شما می توانید اسپرد شیت خود را از نظر غلط املایی بررسی کنید و در صورت وجود اشکالی آن را برطرف کنید. البته این گزینه برای زبان انگلیسی کاربرد دارد.
- Solver: به کمک این گزینه می توانید معادلات خطی ساده ای را حل کنید. برای اطلاعات بیشتر به این آدرس مراجعه کنید.
- Enable Auto complete: به کمک این گزینه شما می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید. این گزینه باعث می شود که اگر عبارتی را قبلا در سلی استفاده کرده باشید و بخواهید در سلی دیگر آن را تایپ کنید، آن عبارت به صورت خودکار ظاهر شود.
- Notification rules: به کمک این گزینه می توانید مشخص کنید که اگر تغییراتی در اسپرد شیت داده شد، آن تغییرات برای شما ایمیل شود. این تغییرات می تواند شامل هر نوع تغییری در اسپری شیت مانند تغییر در یک سل باشد.
- Protect sheet: به کمک این گزینه تعیین می کنید که چه کسانی می توانند اسپرد شیت مورد نظر شما را تغییر بدهند و چه افرادی نمی توانند تغییر دهند. این کار زمانی که شما یک اسپرد شیت را بین چندین نفر به اشتراک گذاشته باشید کاربردی خواهد بود. در یکی از درس های آینده این دوره در مورد به اشتراک گذاری صحبت خواهیم کرد.
Help
تصویر بالا شمایلی کلی از گزینه Help است که با بعضی از گزینه های آن در درس های گزینه آشنا شده اید. به همین دلیل در اینجا تنها به گزینه هایی می پردازیم که قبلا در مورد آن صحبت نکرده ایم.
- New features: به کمک این گزینه می توانید از آنچه به تازگی به گوگل داکس اضافه شده است آگاه شوید.
- Function List: با کلیک بر روی این گزینه شما به این صفحه راهنمایی می شوید که در آن لیست تمامی فانکشن ها یا دستوراتی که می توانید در اسپرد شیت اجرا کنید همراه با راهنمای آنها وجود دارد.
با به پایان رسیدن این درس شما هم اکنون استاد بزرگ بخش اسپرد شیت در گوگل داکس شدید! در درس های بعدی شما استاد بزرگ دیگر بخش های گوگل داکس خواهید شد، پس منتظر درس های آینده باشید.
Spreadsheet
By Ted French, About.com Guide
See More About:
Definition:
A spreadsheet application is a computer program such as Excel, OpenOffice Calc, or Google Docs Spreadsheets.
It has a number of built in features and tools, such as functions, formulas, charts, and data analysis tools that make it easier to work with large amounts of data.
The term is also used to refer to the computer file created by the above mentioned programs.
In this sense, a spreadsheet is a file used to store various types of data.
The basic storage unit for a spreadsheet file is a table.
In a table, the data is arranged in rows and columns to make it easier to store, organize, and analyze the information.
In Excel an individual spreadsheet file is referred to as a workbook.
A term related to this is worksheet, which, in Excel, refers to a single page or sheet in a workbook. By default, Excel has three worksheets per workbook.
So, to put it all together, a spreadsheet program, such as Excel, is used to create workbookfiles that contain one or more worksheets containing data.
